Home > Privacy statement Volwassenenfonds Sport & Cultuur

Privacy statement Volwassenenfonds Sport & Cultuur

Algemeen

U wilt met hulp van het Volwassenenfonds deelnemen aan een sport- of culturele activiteit. Om uw aanvraag te beoordelen hebben we gegevens nodig. Deze persoonsgegevens ontvangen we via een tussenpersoon, oftewel een intermediair. Via dit privacy statement informeren we u over het gebruik van de gegevens.

Dit statement is opgezet door Team Sportservice. Deze stichting werkt samen met het Volwassenenfonds Sport & Cultuur. Team Sportservice voert alle werkzaamheden rondom het Volwassenenfonds uit en heeft daarom toegang tot uw gegevens. Team Sportservice en het Volwassenenfonds zijn er samen verantwoordelijk voor om de wetten en regels na te leven die gaan over de bescherming van uw gegevens.

Welke gegevens en waarom hebben wij deze nodig?

Gegevens Waarom?
Uw naam Uw naam hebben we nodig om u te kunnen helpen.
Adresgegevens Dit is nodig omdat wij onze hulp moeten kunnen verantwoorden. Soms gebruiken we deze gegevens om u een brief te sturen.
E-mailadres Dit is nodig om u te kunnen helpen met uw aanvraag.
Geslacht Dit is nodig omdat wij het geld dat we voor u vergoeden moeten verantwoorden.
Geboortedatum Dit is nodig om uw leeftijd te kunnen bepalen en hiermee te toetsen of u binnen de doelgroep van het fonds valt.
Gegevens over uw inkomen Dit is nodig om te toetsen of u aan de voorwaarden (spelregels) voldoet om in aanmerking te komen voor support vanuit het fonds. Deze voorwaarden zijn opgesteld door uw gemeente.
Informatie over de sport- of cultuuractiviteit Wij kunnen u niet helpen als we niet weten wat u gaat doen en wat u daarvoor nodig hebt.
Administratienummer U bent natuurlijk geen nummer, maar u krijgt bij ons wel een nummer, omdat dit gemakkelijker is voor onze administratie.

 

Daarnaast worden bepaalde gegevens soms gebruikt vanwege de wettelijke verplichtingen die we moeten nakomen en omdat we onze geldstromen moeten kunnen verantwoorden.

Mogen we deze gegevens wel van u vragen en bewaren?

Ja, een deel van deze gegevens hebben wij nodig om een overeenkomst met u te kunnen sluiten: wij verplichten onszelf u iets te geven. Andere gegevens, zoals uw geboortedatum en gegevens over het inkomen, bewaren wij omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Zonder deze gegevens kunnen we u niet helpen.

Bent u het er niet mee eens dat wij deze gegevens verzamelen en bewaren in ons gerechtvaardigd belang? Dan kunt u ons altijd vragen daarmee te stoppen (recht van bezwaar). Dit leggen we onderaan dit statement duidelijk uit.

Hoe lang bewaren wij de gegevens?

Wij bewaren uw gegevens minimaal 1 jaar voor de duur dat u activiteiten volgt via het fonds en maximaal 7 jaar. Dat geldt voor de volgende gegevens: uw naam, geboortedatum en gegevens over het geld dat de sport- of cultuuractiviteit en/of attributen hebben gekost. Is deze bewaartermijn afgelopen, dan worden de gegevens verwijderd.

Met wie delen wij de gegevens?

Deelnemers
Alleen als het nodig is om u te kunnen helpen, geven wij andere personen uw gegevens. Zo geven wij uw naam door aan de vereniging waar u graag wilt gaan sporten of iets met kunst of cultuur wilt gaan doen. Ook de winkel waar u eventuele attributen aanschaft, krijgen uw gegevens. Uw gegevens worden opgeslagen in AFAS, ons aanvraag- en registratiesysteem.

Ook de persoon of instelling die u bij ons heeft aangemeld (uw intermediair), verkrijgt uw gegevens. De intermediair is één van ons. Hij of zij kent uw gezinssituatie goed en kan een aanvraag voor u doen.

Contactpersonen
Ook verzamelen wij persoonsgegevens van de contactpersonen van de verenigingen en instellingen waar deelnemers sporten of een cultuuractiviteit beoefenen en van de winkels waar deelnemers met onze hulp benodigdheden aanschaffen. Wij verzamelen daarvoor de volgende gegevens: naam, adres en contactgegevens van de winkel, vereniging of instelling en het IBAN-nummer. Om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zijn we genoodzaakt deze gegevens te verzamelen. Omdat het gaat om financiële gegevens is de bewaartermijn langer, namelijk 7 jaar vanaf het moment dat wij een deelnemer hebben geholpen.

Wij verstrekken de persoonsgegevens alleen aan personen die voor ons werken en aan derden, voor zover noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. Derden aan wie wij de persoonsgegevens in ieder geval verstrekken, zijn:

  • AFAS (het aanvraag- en registratiesysteem);
  • De IT-dienstverlener.

Gegevens van de personen die onze communicatie ontvangen

Wij informeren personen, die bij ons hebben aangegeven daarin geïnteresseerd te zijn, over onze activiteiten door middel van nieuwsbrieven en andere vormen van communicatie. Hiervoor verzamelen we de volgende persoonsgegevens: voornaam, achternaam en e-mailadres. Deze gegevens verzamelen wij om geïnteresseerden te kunnen informeren over onze activiteiten. Voor verwerking van deze gegevens is uw toestemming nodig. Zonder uw toestemming zullen wij deze gegevens dan ook niet gebruiken voor bovengenoemde doeleinden. De gegevens van personen die onze communicatie ontvangen, worden gedurende de periode dat zij hiervoor aangemeld zijn, bewaard. Als de toestemming wordt ingetrokken of u wilt uw gegevens wijzigen, zullen wij de gegevens verwijderen of wijzigen.

Wij verstrekken de persoonsgegevens uitsluitend aan personen die voor ons werkzaam zijn en derden, voor zover noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. Derden aan wie wij de persoonsgegevens in ieder geval verstrekken, zijn:

  • Mailchimp (e-mailverwerker);
  • De IT-dienstverlener.

Ter verwezenlijking van de hierboven weergegeven doeleinden kan het ook noodzakelijk zijn dat de persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Gemeenschap. Mailchimp is namelijk een in de Verenigde Staten gevestigde partij. Er zal te allen tijde voor worden gezorgd dat de privacy rechten van diegene van wie de persoonsgegevens zijn, gewaarborgd blijven. Zo is Mailchimp op dit moment gecertificeerd onder het EU – U.S. Privacy Shield Framework.

Welke rechten heeft u?

Allereerst is het belangrijk om te vermelden dat u met al uw vragen bij ons terecht kunt. We hebben hiervoor een telefoonnummer en e-mailadres:

Telefoonnummer: 023 – 205 50201

E-mailadres: Info@volwassenenfonds.nl

In het bijzonder wijzen wij u erop dat u:

  • Altijd na kunt vragen welke gegevens wij van u hebben opgeslagen;
  • Altijd bij ons terecht kunt wanneer bepaalde gegevens onjuist zijn;
  • Altijd een verzoek kunt doen om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen;
  • Ons altijd kunt laten weten dat u het niet eens bent met het gebruik van bepaalde gegevens, op grond van een gerechtvaardigd belang;
  • Ons kunt verzoeken het gebruik van uw gegevens tijdelijk te stoppen;
  • Ons kunt vragen ervoor te zorgen dat bepaalde gegevens van u in een digitaal pakket worden gestopt, zodat die aan een andere organisatie kunnen worden gegeven.

Ook heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Aanpassen Privacy Statement

Het Volwassenenfonds behoudt zich het recht dit Privacy Statement aan te passen. Wijzigingen zullen op de website van het Volwassenenfonds worden gepubliceerd. Wij raden u aan om dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen om van eventuele aanpassingen kennis te nemen.

Dit Privacy Statement is aangepast op: 28-04-2020.

Veel plezier bij uw sport- of cultuuractiviteit!

Met vriendelijke groet,

Volwassenenfonds Sport & Cultuur