Home > Privacy Statement

Privacy Statement

Algemeen

Je wilt met hulp van het Volwassenenfonds Sport & Cultuur meedoen aan sport of een culturele activiteit. Leuk! Om jouw aanvraag te beoordelen hebben we gegevens nodig. Deze persoonsgegevens ontvangen we via een tussenpersoon, oftewel een intermediair. In dit privacy statement informeren we je graag over het gebruik van deze gegevens.

Dit statement is opgesteld door Team Sportservice, in samenwerking met het Volwassenenfonds Sport & Cultuur. Team Sportservice voert een deel van de werkzaamheden rondom het fonds uit en heeft daarom toegang tot jouw gegevens. Team Sportservice en het Volwassenenfonds zijn er samen verantwoordelijk voor om de wetten en regels na te leven die gaan over de bescherming van de gegevens.

Welke gegevens en waarom hebben we deze nodig?

Gegevens Waarom?
Je naam Jouw naam hebben we nodig om je te kunnen helpen.
Adresgegevens Dit is nodig omdat wij onze hulp moeten verantwoorden. Soms gebruiken we deze gegevens om je een brief te sturen.
E-mailadres Dit is nodig om je te helpen met de aanvraag.
Geslacht Dit is nodig omdat wij het geld dat we vergoeden moeten verantwoorden.
Geboortedatum Dit is nodig om de leeftijd te bepalen en hiermee te toetsen of je binnen de doelgroep van het fonds valt.
Gegevens over het inkomen Dit is nodig om te toetsen of je aan de voorwaarden (spelregels) voldoet om in aanmerking te komen voor support vanuit het fonds. Deze voorwaarden zijn opgesteld door jouw gemeente.
Informatie over de sport- of cultuuractiviteit Wij kunnen je niet helpen als we niet weten wat je gaat doen en wat daarvoor nodig is.
Administratienummer Jij bent natuurlijk geen nummer, maar je krijgt bij ons wel een nummer omdat dit gemakkelijker is voor de administratie.

Daarnaast worden bepaalde gegevens soms gebruikt vanwege de wettelijke verplichtingen die we moeten nakomen. Zoals het verantwoorden van onze geldstromen.

Mogen we deze gegevens wel vragen en bewaren?

Ja, dat mag. Een deel van deze gegevens hebben we namelijk nodig om een overeenkomst te kunnen sluiten: wij verplichten onszelf om jou iets te geven. Andere gegevens, zoals de geboortedatum en gegevens over het inkomen, bewaren we omdat we daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Zonder deze gegevens kunnen we je niet verder helpen.

Ben je het er niet mee eens dat we gegevens verzamelen en bewaren in ons gerechtvaardigd belang? Dan kunt je altijd vragen of we hiermee  stoppen (recht van bezwaar). Onderaan dit statement leggen we helder uit hoe je dit doet.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens minimaal 1 jaar (voor de duur dat je activiteiten volgt via het fonds) en maximaal 7 jaar. Dat geldt voor de volgende gegevens: je naam, geboortedatum en gegevens over het geld dat de sport- of cultuuractiviteit en/of attributen hebben gekost. Is deze bewaartermijn afgelopen, dan worden de gegevens verwijderd.

Met wie delen wij de gegevens?

Deelnemers
Alleen als het nodig is om je verder te kunnen helpen, geven wij andere personen toegang tot de gegevens. Zo geven wij je naam bijvoorbeeld door aan de vereniging waar je wilt gaan sporten of iets met kunst of cultuur wilt gaan doen. Ook de winkel waar je eventuele attributen aanschaft, krijgen de gegevens. Jouw gegevens worden opgeslagen in AFAS, ons aanvraag- en registratiesysteem.

Ook de persoon of instelling die je heeft aangemeld (een intermediair), krijgt jouw gegevens. De intermediair is één van ons. Hij of zij kent jouw gezinssituatie goed en doet een aanvraag voor je.

Contactpersonen
Ook verzamelen wij persoonsgegevens van contactpersonen van verenigingen en instellingen waar deelnemers sporten of een cultuuractiviteit beoefenen én van de winkels waar deelnemers met onze hulp benodigdheden aanschaffen. Wij verzamelen de volgende gegevens: naam, adres en contactgegevens van de winkel, vereniging of instelling en het IBAN-nummer. Om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, zijn we genoodzaakt deze gegevens te verzamelen. Omdat het gaat om financiële gegevens is de bewaartermijn langer, namelijk 7 jaar vanaf het moment dat wij een deelnemer hebben geholpen.

Wij verstrekken de persoonsgegevens alleen aan personen die voor ons werken en aan derden, voor zover noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. Derden aan wie wij de persoonsgegevens in ieder geval verstrekken, zijn:

  • AFAS (het aanvraag- en registratiesysteem);
  • De IT-dienstverlener.

Gegevens van de personen die onze communicatie ontvangen

Wij informeren personen, die bij ons hebben aangegeven daarin geïnteresseerd te zijn, over onze activiteiten door middel van nieuwsbrieven en andere vormen van communicatie. Hiervoor verzamelen we de volgende persoonsgegevens: voornaam, achternaam en e-mailadres. Deze gegevens verzamelen wij om geïnteresseerden te kunnen informeren over onze activiteiten. Voor verwerking van deze gegevens is jouw toestemming nodig. Zonder die toestemming zullen wij deze gegevens dan ook niet gebruiken voor bovengenoemde doeleinden. De gegevens van personen die onze communicatie ontvangen, worden gedurende de periode dat zij hiervoor aangemeld zijn, bewaard. Als de toestemming wordt ingetrokken of als je de gegevens wilt wijzigen, zullen wij dat direct doen.

Wij verstrekken de persoonsgegevens uitsluitend aan personen die voor ons werkzaam zijn en derden, voor zover noodzakelijk voor de hierboven genoemde doeleinden. Derden aan wie wij de persoonsgegevens in ieder geval verstrekken, zijn:

  • Mailchimp (e-mailverwerker);
  • De IT-dienstverlener.

Ter verwezenlijking van de hierboven weergegeven doeleinden kan het ook noodzakelijk zijn dat de persoonsgegevens worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Gemeenschap. Mailchimp is namelijk een in de Verenigde Staten gevestigde partij. Er zal te allen tijde voor worden gezorgd dat de privacy rechten van diegene van wie de persoonsgegevens zijn, gewaarborgd blijven. Zo is Mailchimp op dit moment gecertificeerd onder het EU – U.S. Privacy Shield Framework.

Welke rechten heb jij?

Allereerst is het belangrijk om te vermelden dat je met alle vragen bij ons terecht kunt. We hebben hiervoor een telefoonnummer en e-mailadres:

Telefoonnummer: 023 – 205 50201

E-mailadres: info@volwassenenfonds.nl

In het bijzonder wijzen wij je erop dat je:

  • Altijd na kunt vragen welke gegevens we hebben opgeslagen;
  • Altijd bij ons terecht kunt wanneer bepaalde gegevens onjuist zijn;
  • Altijd een verzoek kunt doen om bepaalde persoonsgegevens te verwijderen;
  • Ons altijd kunt laten weten dat je het niet eens bent met het gebruik van bepaalde gegevens, op grond van een gerechtvaardigd belang;
  • Ons kunt verzoeken het gebruik van jouw gegevens tijdelijk te stoppen;
  • Ons kunt vragen ervoor te zorgen dat bepaalde gegevens in een digitaal pakket worden gestopt, zodat die aan een andere organisatie kunnen worden gegeven.

Ook heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens – www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Aanpassen Privacy Statement

Het Volwassenenfonds behoudt zich het recht dit Privacy Statement aan te passen. Wijzigingen worden op de website van het Volwassenenfonds Sport & Cultuur gepubliceerd. Wij raden je aan om dit Privacy Statement regelmatig te raadplegen om up-to-date te blijven.

Dit Privacy Statement is aangepast op: 19-01-2021.

Veel plezier bij jouw sport- of culturele activiteit!

Met vriendelijke groet,

 

Team Volwassenenfonds Sport & Cultuur