Privacy deelnemers

Je wilt met ondersteuning van het Volwassenenfonds Sport & Cultuur deelnemen aan een sportieve of culturele activiteit. Om jouw aanvraag zorgvuldig te kunnen beoordelen, hebben wij een aantal persoonsgegevens van je nodig. Hieronder leggen we helder uit waarom wij deze gegevens nodig hebben en hoe we ermee omgaan.

Gegevens	Waarom?
Je naam	We gebruiken je naam om je aanvraag te kunnen behandelen.
Adresgegevens	Deze gegevens hebben we nodig voor de verantwoording van onze ondersteuning en om, indien nodig, contact met je op te nemen per post.
E-mailadres	We gebruiken je e-mailadres om met je te communiceren over je aanvraag en om je te ondersteunen tijdens het proces.
Geslacht	Dit is nodig voor de verantwoording richting jouw gemeente, die deze informatie vereist.
Geboortedatum	Hiermee bepalen we je leeftijd en controleren we of je binnen de doelgroep van het fonds valt.
Gegevens over het inkomen	Deze gegevens gebruiken we om te beoordelen of je voldoet aan de voorwaarden (spelregels) om in aanmerking te komen voor ondersteuning vanuit het fonds. Deze voorwaarden zijn opgesteld door jouw gemeente en vind je terug in de spelregels.
Informatie over de sport- of cultuuractiviteit	Deze informatie is nodig om het beschikbare budget bij de juiste sport- of cultuuraanbieder te krijgen.
Aanvraagnummer	Wij gebruiken een aanvraagnummer om jouw aanvraag efficiënt en zorgvuldig te verwerken binnen onze systemen.

Mogen wij jouw gegevens als deelnemer gebruiken en bewaren?

De persoonsgegevens die wij krijgen in het kader van jouw aanvraag, zijn nodig om die aanvraag in behandeling te kunnen nemen. Wij gebruiken deze gegevens voor het uitvoeren van de regeling, in de privacywetgeving noemen we deze grondslag een overeenkomst.

Wij zijn verplicht om persoonsgegevens te verwerken en te bewaren om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het voeren van een correcte administratie en het verantwoorden van onze geldstromen. Op grond van deze verplichtingen bewaren wij jouw gegevens minimaal 7 jaar, nadat jouw aanvraag is beoordeeld.

Wordt je aanvraag voor het Volwassenenfonds afgewezen, ook dan bewaren we deze gegevens minimaal 7 jaar om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen.

Van wie ontvangen wij jouw gegevens?

Wij ontvangen jouw gegevens van een intermediair of via het platform ‘Sam& voor alle kinderen’.

Intermediairs zijn werkzaam in het maatschappelijk werkveld en melden je op jouw eigen verzoek bij ons aan.

‘Sam& voor alle kinderen’ is een samenwerkingsverband van Stichting Leergeld, Jeugdfonds Sport & Cultuur, Nationaal Fonds Kinderhulp, Stichting Jarige Job en het Jeugdeducatiefonds. Als je via het platform ‘Sam& voor alle kinderen’ een aanvraag hebt gedaan én je 18 jaar of ouder is, dan geven zij die gegevens aan ons door. Als je vragen hebt over hoe Sam& omgaat met jouw persoonsgegevens klik dan hier.

Met wie delen wij jouw gegevens?

Wij delen je gegevens alleen als dat nodig is.

Zo delen wij je gegevens met sport- of cultuuraanbieders en winkels, zodat je kunt deelnemen aan een sport- of culturele activiteit of materialen kunt aanschaffen.

Ook de intermediair die je heeft aangemeld en de provinciale sportorganisatie, die je aanvraagt beoordeelt, ontvangen relevante gegevens.

Daarnaast werken wij met externe dienstverleners, die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, zoals ons aanvraag- en registratiesysteem en onze IT-dienstverleners en financiële systemen.

Soms gebruiken we je gegevens voor onderzoek. Hiervoor hebben we een gerechtvaardigd belang. In opdracht van de gemeente delen wij ook gegevens met een extern onderzoeksbureau voor onderzoek naar subsidiegebruik. Wij anonimiseren de gegevens, dat betekent dat je niet meer identificeerbaar bent aan de hand van deze gegevens.

Met alle externe partijen en dienstverleners, met wie wij persoonsgegevens delen, worden afspraken gemaakt over de veilige omgang met de persoonsgegevens.